Les notes de frais sont des documents justifiant le remboursement de frais avancés par un membre de l’entreprise.

Les notes de frais sont établis la plupart du temps sous tableur afin de détailler au plus, les factures qui ont été payées par le salarié.

Ce fichier reprend le montant Hors Taxe des factures, la TVA (si déductible) et le Total TTC.

Il a pour but de préparer l’enregistrement comptable, c’est pourquoi il est utile d’organiser la note de frais selon la nature des frais engagés. Par exemple, en regroupant les frais de restaurant entre eux, les frais de déplacement entre eux…

Il est aussi important de classer les justificatifs par ordre chronologique (date d’achat).

Il ne faut pas confondre les notes de frais et les avances en compte courant de la société (compte 455), ni avec les débours.

Les notes de frais s’enregistrent comme des factures fournisseurs. La différence réside dans l’utilisation du compte 467 en remplacement du compte 401, mais aussi à la multitude des comptes de charge à utiliser :

• 625. Déplacements, missions et réceptions : par exemple le compte 6257. Frais de réception (pour les frais de restauration…)
• 6181. Documentation générale (pour les achats de documents utiles à l’entreprise : magasines…)
• 6064. Fournitures administratives

Il est important que toutes les dépenses soient justifiées par une facture ou une pièce comptable (note de restaurant avec noms des personnes présentes…)

Exemple de tableur de note de frais:

Note de frais de Patrick Novembre N

Date	Libellé	Compte	HT	TVA 5,5%	TVA 19,6%	TTC
22/11/N	Supermarché (Encas pour réunion)	625700	30,00		5,88	35,88
25/11/N	Restaurant Le Gourmet	625700	60,00		11,76	71,76
26/11/N	Restaurant La Fourchette d’Or	625700	58,00		11,37	69,37
	Sous total		148,00		29,01	177,01
24/11/N	Taxi (Rendez vous Fournisseur Tel)	625600	24,00			24,00
25/11/N	Cartouche imprimante	606400	25,00		4,9	29,9
29/11/N	Journal économique	618100	4,27	0,23		4,50
	TOTAL		201,27	0,23	38,61	240,11

Exemple d’enregistrement de note de frais :

15/12/N : Note de frais de Patrick Novembre N

Compte	Intitulé	Débit	Crédit
625700	Réceptions	58,00
625600	Missions	24,00
606400	Fournitures administratives	25,00
618100	Documentation générale	4,27
445661	T.V.A. sur autres biens et services 5,5%	0,23
445662	T.V.A. sur autres biens et services 19,6%	38,61
467001	Note de frais Patrick		240,11

Pour rappel, le total des débits est égal au total des crédits.